Inclusion en réunion : comment une équipe transforme ses pratiques

« C’est comme si on avait toujours fait ça ! » En quelques semaines, une équipe de recherche en biologie du CEA de Grenoble, accompagnée par la Mission Diversité et Handicap et Insufflo, a révolutionné ses réunions. Avec plus de 30 participants, des échanges bilingues et des formats hybrides, l’objectif était de rendre ces moments accessibles à toutes et tous. La stratégie retenue : utiliser des microphones comme bâtons de parole, connectés aux aides auditives des deux salariées malentendantes. Au fil des réunions, l’équipe a su s’approprier très rapidement ces nouvelles pratiques.

Changer des habitudes de prise de parole en réunion peut parfois sembler une montagne. C’est pourquoi nous avons trouvé intéressant de partager leur témoignage, pour montrer qu’il est possible de transformer les pratiques avec les bons outils et un accompagnement du collectif de travail.

Un défi partagé : la prise de parole

Pour cette équipe habituée à des réunions participatives et parfois hybrides, qui ont lieu chaque semaine dans une salle toute en longueur, les échanges étaient particulièrement difficiles à suivre pour les personnes malentendantes. Amandine et Patricia, les deux salariées concernées par des difficultés d’audition sortaient de ces réunions épuisées, tout en ayant raté des informations. Désormais, chacun parle à son tour dans un microphone. Le son est transmis dans leurs aides auditives et cela change tout !

« J’arrive à comprendre toutes les questions, même en anglais, sans avoir besoin de faire répéter. Tout le monde joue bien le jeu. Les gens prennent le temps de parler, savent exactement ce qu’ils vont dire ». Amandine, chercheuse (PhD).

« La mise en place de la sono pendant nos réunions de labo apporte une grande valeur ajoutée à plusieurs niveaux. L’usage des micros en tant que bâton de parole améliore la qualité des échanges. La sono permet d’entendre correctement les interlocuteurs qui sont au fond de la salle ou qui parlent doucement. » Patricia, ingénieure de recherche.

« Ce dispositif permet non seulement de bien entendre l’intervenant principal, mais également les différents échanges avec les autres intervenants dans la salle et donc de bénéficier de l’intégralité de la conversation, même lorsque l’on participe à distance. C’est, à mon sens, une très grande avancée ! » Karine, Chercheur (PhD), qui participe à ces réunions d’équipe en visioconférence, depuis les Pays-Bas.

« Le bilan est très positif. Tout le monde s’est approprié le système. C’est comme si on avait toujours fait ça. Il y a peu de ratés et d’oublis. Je craignais que le micro soit un frein pour les personnes timides mais en fait non. » Arnaud, responsable de l’équipe Biomics.

« Côté Mission Handicap, j’ai pu assister à l’atelier, voir les étoiles dans les yeux de Patricia et Amandine en vivant cette accessibilité, puis voir que les choses avançaient rapidement ensuite. L’équipe a créé un super document de pas-à-pas. Il ne s’agit pas d’un aménagement pour les salariés en situation de malentendance mais bien des aménagements pour les interrelations entre les membres de l’équipe. » Noëlla, Chargée de Mission Diversité et Handicap.

Les clés de cette réussite collective

Plusieurs éléments ont contribué à cette adoption rapide et durable :

• La solidarité entre Amandine et Patricia qui partagent un même besoin et se soutiennent mutuellement.
• L’adhésion et l’engagement d’Arnaud, responsable de l’équipe, qui a facilité la mise en place de cette accessibilité et y contribue activement
• La prise en main des aspects logistiques et techniques : guide pas-à-pas pour l’installation, étiquetage et choix d’un lieu stockage du matériel… La charge mentale, déjà partagée entre plusieurs personnes, devient ainsi de plus en plus collective.
• Des bienfaits partagés : plusieurs membres de l’équipe, qui ne sont pas concernés par des difficultés d’audition, ont exprimé en atelier tout ce que ces changements leur apportaient à eux-aussi.
• L’écoute des besoins individuels et notamment le fait pour une personne d’utiliser son propre microphone et non ceux qui circulent dans la salle.

Un exemple inspirant pour Insufflo

L’expérience d’Insufflo montre qu’une équipe qui co-construit ses propres règles s’approprie ces pratiques de manière bien plus durable. C’est ce que nous accompagnons dans le cadre d’aménagements de postes de travail, à travers des ateliers immersifs, permettant de se mettre « dans les oreilles » d’une personne malentendante et d’expérimenter de nouvelles pratiques grâce à une démarche d’intelligence collective.